Шаг 1. Определяется календарный фонд рабочего времени. Он зависит от количества дней в планируемом периоде — году, квартале, месяце. В году может быть 365 или 366 дней; в квартале — 90, 91 или 92 дня, в месяце — 28, 29, 30, 31 день.
Шаг 2. Устанавливается номинальный фонд рабочего времени за соответствующий период. Он определяется путём вычитания из календарного фонда количества выходных и праздничных дней (для прерывных производств) или дней невыхода на работу в соответствии с графиками сменности (для непрерывных производств). В каждом году имеются 52 недели, а значит выходных дней (суббот и воскресений) в каждом году по 104 дня. Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации в настоящее время являются: 1, 2, 3, 4 и 5 января — Новогодние каникулы; 7 января — Рождество Христово; 23 февраля — День защитника Отечества; 8 марта — Международный женский день; 1 мая — Праздник Весны и Труда; 9 мая — День Победы; 12 июня — День России; 4 ноября — День народного единства — итого 12 дней (ТК РФ. Ст. 112). Всего 116 выходных и нерабочих праздничных дней в каждом году.
Шаг 3. Рассчитывается явочный фонд рабочего времени, в днях. Расчёт осуществляется путём вычета из номинального фонда всех законодательно установленных дней плановых целодневных неявок на работу, а именно: дней очередных и дополнительных отпусков; отпусков по беременности, родам и уходу за ребёнком; отпусков в связи с учёбой; неявок по болезни; неявок в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей; отпусков с разрешения администрации (см. 294. — Фонд рабочего времени явочный).
Шаг 4. Рассчитывается средняя продолжительность рабочего дня. Для этого, во-первых, берутся данные об удельном весе работников, имеющих различную продолжительность рабочей недели. Так, для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращённая продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать: при 36-часовой рабочей неделе — 8 часов, при 30-часовой рабочей неделе и менее — 6 часов (ТК РФ. Ст. 94); При 40-часовой пятидневной рабочей неделе средняя продолжительность рабочего дня составляет 8,0 часов, при 36-часовой — 7,2 часа, при 30-часовой — 6 часов. Если, например, 83% рабочих имеют 40-часовую рабочую неделю, а 17% — 36-часовую, то средняя продолжительность рабочего дня составит 7,86 часа [(83 × 8.0 + 17 × 7.2) ÷ 100]. Во-вторых, из установленного времени продолжительности рабочего дня вычитаются средние величины времени сокращений рабочего дня из-за: меньшей продолжительности рабочего дня в предпраздничные дни, сокращения продолжительности смены в ночное время, перерывов в работе кормящим матерям, сокращения продолжительности смены при работе во вредных и (или) опасных условиях труда, сокращенного рабочего дня у работников до 18 лет и др. Время внутрисменных простоев и время сверхурочной работы не планируется.
Шаг 5. Рассчитывается плановый эффективный фонд рабочего времени на календарный период. Для этого, время средней продолжительности рабочего дня умножают на явочный фонд рабочего времени, то есть:
Для анализа степени фактического использования рабочего времени в прошедшем периоде рассчитывают фактические (отчётные) балансы рабочего времени. В них должны быть отражены все неявки как предусмотренные, так и не предусмотренные законом.