КОМПЛЕКС ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ (КТС) СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники. КТС с.у.п. организации должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и (это значительно важнее) за счет возможности использования экон.-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации. Эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экон. показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления. КТС с.у.п. должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств. Исходными данными для выбора технических средств являются: характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС с.у.п. Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются: носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.); объем входной и выходной информации по указанным носителям; объемы вычислительных работ; сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом; формы и способы представления результатов решения задач пользователям. При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, и его основные характеристики производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в т.ч. персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемая для размещения оборудования. Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом и данные об использовании технических средств исходная база составления задания на проектирование технического оснащения службы. Проектные решения должны обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы; улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлением работ службы; соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом; комплексное использование технических средств при реализации всех функций и отдельных работ подразделениями службы; экономичность эксплуатации средств технического оснащения. Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств, т.к. это определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом. Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включают: определение видов работы, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать; определение требований, предъявляемых к техническим средствам; обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам; формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей и задач автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом; определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня; выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного; проведение сравнительного анализа технических средств; обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям; принятие решения о приобретении выбранных технических средств. При выборе технических средств следует учитывать возможности их использования для выполнения конкретного вида работ. В случае обеспечения полной загрузки технических средств работой данного вида целесообразно выбирать т.н. однофункциональные технические средства, т.к. их производительность, как правило, выше, чем многофункциональных. Однако предпочтение следует в обоснованных случаях отдавать многофункциональным техническим средствам, обеспечивающим выполнение нескольких функций, учитывая возможную потерю в производительности оборудования. Выбор типа, модели, марки технических средств для использования в службе управления персоналом организации осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов. Расчет необходимого количества технических средств может осуществляться по формуле:
Hi=Ai/Пi*Фп*Ки
где: Hi количество ед. i-гo технического средства; Ai необходимый объем работ, выполняемый службой управления персоналом с помощью i-гo технического средства; Пi плановая производительность i-го технического средства; Фп - плановый фонд рабочего времени; Ки - коэффициент использования планового фонда рабочего времени.
В техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи результирующей информации пользователям.