Самоорганизация

один из принципов организации личного труда руководителя (специалиста и т.д.). Заключается в необходимости использования в повседневной работе рациональных приемов и методов планирования и распределения рабочего времени; проведения служебных совещаний и бесед; выполнения рабочих процедур и операций; решения задач управления на базе комплексного применения средств вычислительной и организационной техники. Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности во многом определяется его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени. Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, т.к. базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание действует как движущая сила, энергия которой исчезает, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть реалистичными и конкретными; ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата, измеримыми и ограниченными во времени конкретными сроками. Определение целей начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению определить степени важности и решить, какие цели и задачи самые важные. Успешное решение задачи выделения степеней важности сильно влияет на эффективность работы руководителя. Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, ведущих к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности, у них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени, а последовательность действий часто управляется внешними факторами. Существенными причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планирования времени, мало связанная с желанием достичь поставленных целей. Каждый день руководителю приходится принимать решения, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Важно создать связь между планированием рабочего времени и желаемыми результатами. Введение периодов планирования времени руководителя способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного и повышает уровень исполнения. Для получения оптимальных результатов при планировании рабочего времени руководителю необходимо использовать периоды планирования: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи следует иметь отдельный план для каждого периода. При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы: какова основная цель данного периода? Каким количеством времени он располагает? В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода? Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены? Важнейшим периодом планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к пр. периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дневных дел, помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время и определить конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня. При разработке недельного плана рекомендуется уточнить конечные цели предстоящей недели и определить необходимые работы в порядке их значимости. Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами: работы обязательные (важные и срочные) с точки зрения достижения конечных целей; работы важные, но не срочные к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе; работы менее важные и не срочные они будут выполнены, если останется время на неделе. В процессе недельного планирования уточняются заранее намеченные контакты и способы их осуществления. По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям. Важнейшим звеном годового планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе ключевых результатов руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий год. Имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, на сколько это возможно на год вперед. После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решить вопрос, как будет организован контроль за ходом исполнения. При этом следует помнить, что контролируется именно цель, ее реализация, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. При контроле результатов деятельности особое внимание должно уделяться способу осуществления контроля. Контроль за выполнением заданий и использованием времени последний пункт в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения планов позволяет руководителю получать необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы. Наличие контрольных мероприятий позволяет установить, насколько удачным было планирование использования рабочего времени применительно к различным периодам планирования, и получить более обоснованную информацию о своих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени.